中華人民共和國國家檔案局1996-03-01發(fā)布1996-10-01實施
1 范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了對磁性載體文件的積累、歸檔要求和磁性載體檔案的管理、貯存與保護等諸環(huán)節(jié)的要 求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于機關(guān)、團體、企事業(yè)單位的磁性載體文件和磁性載體檔案的管理與保護。不適用于計算
機光盤、激光視盤和激光唱盤。
2 引用標(biāo)準(zhǔn)
下列標(biāo)準(zhǔn)所包含的條文，通過在本標(biāo)準(zhǔn)中的引用而構(gòu)成為本標(biāo)準(zhǔn)的條文。在標(biāo)準(zhǔn)出版時，所示版本均為有效。所有標(biāo)準(zhǔn)都會被修訂，使用本標(biāo)準(zhǔn)的各方應(yīng)探討、使用下列標(biāo)準(zhǔn)最新版本的可能性。
GB 1989—80 信息處理交換用七位編碼字符集在9磁道12.7mm磁帶上的表示方法
GB 7309—87 盒式錄音磁帶總技術(shù)條件
GB 7574—87 信息處理一信息交換用的磁帶標(biāo)號和文卷結(jié)構(gòu)
GB 8566—88 計算機軟件開發(fā)規(guī)范
GB 8567—88 計算機軟件產(chǎn)品開發(fā)文件編制指南
GB 9385—88 計算機軟件需求說明編制指南
GB 9386—88 計算機軟件測試文件編制規(guī)范
GB 9416.1—88 信息處理數(shù)據(jù)交換用130mm改進調(diào)頻制記錄的位密度為7958磁道翻轉(zhuǎn)/弧度、道密度為1.9道/毫米的雙面軟磁盤第一部分：尺寸、物理性能和磁性能
GB 11956—89 高速復(fù)制錄音磁帶
GB/T 14306-93 VHS盒式錄像磁帶
GB 14307—93 錄像磁帶性能測量方法
3 定義
本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義：
3.1 磁性載體文件
磁性載體文件系指以磁性材料(如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的文件。
3.2 磁性載體檔案
磁性載體檔案系指國家機構(gòu)、社會組織和個人在社會活動及科學(xué)實踐中直接形成的有保存價值的磁性載體文件。
3.3 軟件
軟件系指計算機程序和相應(yīng)的數(shù)據(jù)及其它文件，包括固件中的程序和數(shù)據(jù)。
3.4 軟件文件軟件文件系指軟件的書面描述和說明。它規(guī)定了軟件的功能、性能、組成及軟件設(shè)計、測試、維護和使用方法。
3.5 保管單位
保管單位系指一組具有有機聯(lián)系的、價值和密級相同或相近的文件材料的集合體。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的保管單位形式為盒、盤等。
4 積 累
4.1 磁性載體文件的積累工作由文件形成部門負責(zé)，確保積累文件內(nèi)容的完整性、準(zhǔn)確性。檔案部門負責(zé) 監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)。
4.2 磁性載體文件應(yīng)一式兩份，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件同時積累并進行登記。
4.3 磁性載體文件形成部門對已形成的磁性載體文件應(yīng)同紙質(zhì)文件一樣及時整理，同一盤(帶)中存放多 份文件的應(yīng)建立磁性載體文件目錄清單(格式見表1)。
4.4 軟件文件的積累范圍是軟件生存期各階段形成的文件，各階段形成的文件執(zhí)行GB 8566—88、GB 8567—88、GB 9385—88和GB 9386—88的有關(guān)規(guī)定。
4.5 磁性載體文件的更改單、版本更新通知都應(yīng)積累、登記。
5 磁性載體文件的歸檔要求
5.1 磁性載體文件形成部門負責(zé)對需要歸檔的磁性載體文件進行整理、編輯，根據(jù)本單位情況，待項目結(jié) 束后將磁性載體文件按照GB 1989—80、GB 7574—87和GB 9416.1—88轉(zhuǎn)換成標(biāo)準(zhǔn)格式， 一式兩份(A、 B盤),及時向檔案部門移交歸檔。
5.2 歸檔的磁性載體文件必須是可讀文件。必須在有關(guān)的設(shè)備上演示或檢測，運轉(zhuǎn)正常，無病毒，清潔，無 劃傷，確保文件的完整性和內(nèi)容的準(zhǔn)確性。
5.3 歸檔使用的錄音(像)帶、軟磁盤的性能質(zhì)量，應(yīng)分別符合GB 7309—87、GB 9416.1—88、GB/T14306-93的規(guī)定。
5.4 同一項目同一類別的磁性載體文件應(yīng)存貯在同種磁性載體上。
5.5 應(yīng)將4.3中建立的磁性載體文件目錄清單與磁性載體檔案一同歸檔。
5.6 歸檔的磁性載體文件應(yīng)由文件形成部門編制歸檔說明。
5.6.1 磁帶(軟磁盤)需簡要說明帶(盤)中存貯文件的內(nèi)容、運行的軟、硬件環(huán)境、版本號、文件的完整性 和準(zhǔn)確性等。
5.6.2 錄像片需簡要說明該片的內(nèi)容、制式、語別、密級、規(guī)格和放映時間。同時，還應(yīng)歸檔一套可供借閱 的備份錄像片。
5.6.3 錄音帶需簡要說明講話內(nèi)容、講話人姓名、職務(wù)、錄制日期、密級等。
6 磁性載體檔案的管理
6.1 磁性載體文件的歸檔工作應(yīng)執(zhí)行國家、單位的有關(guān)規(guī)定和本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定。
6.2 磁性載體文件的歸檔與管理工作應(yīng)遵循集中統(tǒng)一、確保安全、便于利用的原則，由各單位的檔案部門 歸口管理。
6.3 磁性載體文件管理應(yīng)重視磁性載體的選擇，禁止使用劣質(zhì)軟磁盤、磁帶、錄像帶、錄音帶作載體。
6.4 嚴(yán)格做好磁性載體檔案的保密工作。
6.5 應(yīng)將5.1中歸檔的一式二份磁性載體檔案中的一份作為保存件，不得外借。
6.6 各級檔案部門應(yīng)建立磁性載體檔案的借閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行借閱審批手續(xù)。
6.7 借閱和歸還磁性載體檔案時，按規(guī)定進行質(zhì)量檢查、驗收。
6.8 歸檔的磁帶(軟磁盤)必須貼上標(biāo)簽。
6.8.1 磁帶(軟磁盤)套、盒上需標(biāo)注帶(盤)編號、檔號、軟件名稱、版本號、文件數(shù)、密級、編制人、編制日 期等標(biāo)識。
6.8.2 錄像帶盒上需標(biāo)注帶編號、檔號、片名、放映時間、攝制單位、攝制日期、規(guī)格、制式、語別、密級等標(biāo)
識。
6.8.3 錄音帶盒上需標(biāo)注帶編號、檔號、講話人姓名、職務(wù)、主要內(nèi)容和錄制日期、密級、講話時間等。
6.9 在貯存磁性載體檔案的同時，應(yīng)保存有關(guān)磁性載體檔案的文字資料，內(nèi)容包括：寫操作日期、系列號、 文件號、記錄密度模式、當(dāng)前目錄、狀態(tài)、生產(chǎn)者鑒定、使用日期及其它一些需要著錄的內(nèi)容。不得用鉛筆或 水溶性墨水書寫。
7 磁性載體檔案貯存與保護
7.1 貯存前的準(zhǔn)備
7.1.1 長期貯存的磁帶性能要求
應(yīng)使用有背涂層的磁帶；被存磁帶不應(yīng)損壞、污染；磁帶上不允許有皺折；磁帶應(yīng)纏繞在剛性輪轂上， 絕不能纏繞在有橡膠軸套的輪轂上，并且應(yīng)卷繞平整、松緊適度。錄像帶、錄音帶各項指標(biāo)應(yīng)符合GB/T14306-93、GB 7309—87、GB 11956—89的要求。對磁帶的篩選參見附錄A。
7.1.2 貯存前的物理準(zhǔn)備
a. 長期貯存的磁性載體檔案的信息要用經(jīng)過調(diào)整、清潔的設(shè)備錄制。
b. 貯存前，檢查磁帶纏繞是否規(guī)整、邊緣有無損壞，并應(yīng)將磁帶在存儲環(huán)境中平衡1-3天，然后在全長度上使用清潔機慢速、均勻、連續(xù)地重新纏繞，纏繞張力為1.7～2.2N(牛頓)。
c. 應(yīng)將磁帶在干燥的環(huán)境中(相對濕度小于40%)快封到塑料袋中和(或)密封容器中，以防粘和劑、潤滑劑揮發(fā)。
7.2 貯存
7.2.1 庫房溫、濕度要求
溫、濕度變化范圍：應(yīng)在溫度15～27℃、相對濕度40～60%范圍內(nèi)選定一組值， 一旦選定，在24小時內(nèi)溫度變化不得超過士3℃、相對濕度變化不得超過士5%。最佳環(huán)境溫度是18℃、相對濕度是40%。
7.2.2 清潔管理要求
a. 不要用手觸摸磁帶(軟磁盤),應(yīng)戴非棉制手套操作；
b. 不要使磁帶(軟磁盤)接觸不清潔表面，如地面、桌面等；
c. 裝磁帶(軟磁盤)的裝具應(yīng)潔凈無塵；
d. 庫房地面不應(yīng)打蠟、鋪地毯；
e. 吸塵器的排出氣應(yīng)通向?qū)Ｓ萌萜骰驇旆客猓?/span>
f. 庫房中禁止使用打印機。
7.2.3 風(fēng)壓要求
庫房宜保持為正壓，減少灰塵對環(huán)境的污染；庫房中應(yīng)無腐蝕性氣體，并保證通風(fēng)良好，
7.2.4 防水要求
庫房內(nèi)的設(shè)備要避免水淹；磁帶(軟磁盤)架最低一層擱板應(yīng)高于地面30cm以上。
7.2.5 防火要求
a. 庫房及裝具應(yīng)使用耐火材料，庫房內(nèi)及附近不得有易燃物品；
b. 庫房內(nèi)嚴(yán)禁出現(xiàn)明火；
c. 庫房中應(yīng)備有CO2型滅火器；
d. 庫房物品如紙張、木材、洗滌液等應(yīng)盡量少，并且應(yīng)擺放整齊，不能有路障；
e. 對重要檔案應(yīng)專柜存放。
7.2.6 防磁要求
a. 磁性載體檔案與磁場源(永久磁鐵、馬達、變壓器等)之間的距離不得少于76mm；
b. 可使用軟磁物質(zhì)(軟鐵、鐵淦氧、鎳鐵合金等)構(gòu)成容器、箱柜，對磁場進行屏蔽；
c. 磁性載體檔案如裝入有磁屏蔽的容器中，應(yīng)距容器內(nèi)壁至少26mm；
d. 使用無屏蔽的容器運輸時，磁性載體檔案距容器外壁至少76mm；
e. 不得將任何磁性材料及其制品(包括磁化杯、保健磁鐵、磁鐵圖釘?shù)?帶入庫房；
f. 在存有重要檔案的庫區(qū)，應(yīng)設(shè)置測磁設(shè)備，以查出隱蔽的磁場。
7.2.7 防紫外線要求
不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。
7.2.8 放置要求
磁帶(軟磁盤)應(yīng)放入磁帶(軟磁盤)盒中，垂直放置或一盤盤懸掛放置。
7.2.9 保養(yǎng)及維護
應(yīng)定期保養(yǎng)及維護磁性載體檔案，并應(yīng)建立磁性載體檔案檢測、保養(yǎng)卡(格式見表2)，包括：
a. 清潔
要保證磁帶機、軟盤驅(qū)動器、清洗機的清潔，除要定期清洗磁帶外，當(dāng)發(fā)現(xiàn)運行磁帶(軟磁盤)有碎片脫 落時，應(yīng)立即對全系統(tǒng)進行清洗；磁帶盤、磁帶盒清洗溶劑可選用二氯二氟甲烷、異丙醇、甲醇等，并在通風(fēng)良好的環(huán)境中操作。
b. 倒帶
1)倒帶間隔
在溫度為18士1℃、相對濕度為40士5%的環(huán)境中貯存的磁帶，建議倒帶間隔為3.5年。如果不能保持上述溫、濕度范圍，倒帶間隔應(yīng)視保存環(huán)境不同相應(yīng)縮短。
2)倒帶卷繞張力
倒帶速度要慢，張力要恒定，保持1.7～2.2N(牛頓),倒帶后，磁帶要保持在標(biāo)準(zhǔn)的讀/寫(錄/放)狀態(tài)。
c. 檢查及修復(fù)
檢查及修復(fù)包括：磁帶(軟磁盤)外觀檢查、計算機磁帶漏碼/誤差檢查及受損磁帶(軟磁盤)修復(fù)。遭受高溫、水泡的磁帶，其處理方法見附錄B。
d. 復(fù)制
1)每年對大型磁性載體檔案按3%的比例隨機抽樣讀檢，如發(fā)現(xiàn)有永久誤差，則應(yīng)對整套磁性載體檔案重新檢查，對發(fā)生永久誤差的磁性載體檔案進行復(fù)制；
2)極重要磁性載體檔案的復(fù)制周期由單位自定；
3)正常保存的磁性載體檔案，可每10年復(fù)制一次。
7.3 再使用
磁性載體檔案再使用場所的溫度、相對濕度與庫房的溫度、相對濕度相差范圍應(yīng)分別為士3℃,士5%。 否則，應(yīng)在再使用前，將計算機磁帶在使用環(huán)境中平衡3天以上，錄音帶、錄像帶需平衡24小時以上。在讀帶前還應(yīng)將磁帶按正常速度全程進帶、倒帶各兩次。
7.4 運輸要求
7.4.1 磁帶(軟磁盤)應(yīng)封裝在塑料袋中，再放入容器里運輸，運輸時要輕拿輕放，嚴(yán)禁劇烈震動和翻滾，
7.4.2 應(yīng)防潮、防曝曬、防重壓。
7.4.3 運輸環(huán)境的溫度、相對濕度范圍分別為4～32℃,20～80%。
7.4.4 應(yīng)避免使用金屬探測器進行探測(X射線除外)。
7.5 特殊要求
除遵守前面各項內(nèi)容外，還應(yīng)注意：
7.5.1 磁帶
a. 拿取卷軸時，要拿輪轂處，不要擠壓法蘭盤；
b. 剪掉磁帶末端已經(jīng)損壞的部分；
c. 不能將磁帶末端接觸臟的地方(如：不能將磁帶拖到地面上等);
d. 應(yīng)仔細將磁帶裝在卷軸上，防止它的末端皺折；
e. 開始記錄之前，應(yīng)留出不少于1m的空白帶；
f. 至少用15分鐘時間運轉(zhuǎn)磁帶，檢查帶邊的卷曲情況，并觀察裝在卷軸上的磁帶是否平坦整齊，帶邊有任何變形跡象都是不允許的；
g. 貯存前應(yīng)將磁帶在貯存環(huán)境中重新卷繞。
7.5.2 軟磁盤
a. 不要彎折軟磁盤；
b. 不要用橡皮筋、曲別針來固定軟磁盤的紙?zhí)祝?/span>
c. 應(yīng)先將標(biāo)簽寫好，再貼到軟磁盤上。如軟磁盤上已有標(biāo)簽，不要用硬筆如圓珠筆在盤上寫；
d. 軟磁盤上不能放置重物；
e. 如要修改盤上標(biāo)簽內(nèi)容，應(yīng)劃改。
7.5.3 錄像帶
除遵守前面各項內(nèi)容外，還應(yīng)注意，不要將錄像帶放在電視機殼頂上。
7.5.4 磁帶機、軟盤驅(qū)動器及工作間
應(yīng)定期檢查及清洗磁帶機、軟盤驅(qū)動器；磁帶機及軟盤驅(qū)動器應(yīng)放在上風(fēng)口，而易產(chǎn)生碎屑的設(shè)備如打印機、穿孔機等應(yīng)置下風(fēng)處。工作間的要求見附錄C。
7.5.5 磁性載體檔案數(shù)據(jù)的保護
a. 避免機械原因損壞磁帶、軟磁盤；
b. 在使用時，嚴(yán)格遵守操作規(guī)程；
c. 避開強磁場；
d. 使用工具軟件查閱文件內(nèi)容時，應(yīng)謹(jǐn)慎，防止破壞文件。
表 1 磁性載體文件目錄清單
盤帶號 ：
表 2 磁性載體檔案檢測、保養(yǎng)卡
盤帶號：
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序號
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時間
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檢測機型
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信息記錄格式
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檢測項目
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結(jié)論
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操作人
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附 錄 A ( 標(biāo) 準(zhǔn) 的 附 錄 )
篩選劣質(zhì)磁帶的試驗
作為長期貯存，絕不能用劣質(zhì)磁帶，用下述方法可確定出粘合劑質(zhì)量特別差的磁帶。可根據(jù)需要從每一批磁帶中隨機選取若干盤進行試驗，步驟如下：
1.檢查室內(nèi)環(huán)境下錄像帶的RF(射頻)幅度和失落率、計算機磁帶的漏碼率；
2.在相對濕度為80～95%、溫度為49～55℃條件下放3天；
3.再在室內(nèi)環(huán)境下放置至少24小時；
4.再檢查RF的幅度和失落率，測量方法參見GB/T 14307—93;檢查計算機磁帶的漏碼率。
好的錄像帶RF失落率應(yīng)不大于最初失落率的兩倍；好的計算機磁帶的漏碼率應(yīng)不大于最初漏碼率的一倍；而且氧化物層脫落跡象很小。
附 錄 B(標(biāo)準(zhǔn)的附錄)
磁性載體檔案道受高溫、水泡后的處理方法
B1 高溫
磁帶經(jīng)受高溫后，首先應(yīng)在室溫環(huán)境下穩(wěn)定幾天，然后在磁帶機上慢速運轉(zhuǎn)，并轉(zhuǎn)錄到另一盤磁帶上，將二者同時保存。
B2 水泡
如磁帶被水浸泡，應(yīng)先用無纖維毛巾將磁帶擦干，然后在溫度約為50℃的烘箱內(nèi)懸掛3天，再在正常室溫下放置2小時，用磁帶機纏繞2次后方可使用，并且應(yīng)復(fù)制。
附 錄 C ( 標(biāo) 準(zhǔn) 的 附 錄 )
工作間要求
對工作間的要求如下：
1.工作間應(yīng)是清潔的，且溫、濕度可控；
2.工作間應(yīng)使用穩(wěn)壓、穩(wěn)頻電源；
3.直接工作區(qū)內(nèi)禁止吸煙、喝飲料及吃食品；
4.卷軸(包括空軸)應(yīng)放在專門的保護容器內(nèi)；
5.不應(yīng)把磁帶(軟磁盤)放在熱的地方，比如接近熱源或陽光直射處
6.定期對工作間的磁帶機、軟盤驅(qū)動器的機械、電氣部分進行系統(tǒng)的檢查；
7.應(yīng)保持磁帶機、軟盤驅(qū)動器中全部磁帶、軟磁盤接觸面的清潔；
8.工作間應(yīng)備有磁帶清洗機和檢驗器，并用來清潔和卷繞磁帶。
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附加說明：
本標(biāo)準(zhǔn)由全國檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)委員會提出。
本標(biāo)準(zhǔn)起草單位：國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所、航天工業(yè)總公司檔案館。
本標(biāo)準(zhǔn)主要起草人 商平安 吳筑清 沈 瑩 王朝駒 杜霞飛
