1 范圍

2 規(guī)范性引用文件

3 術語和定義

       利用數(shù)字化掃描方式,將物體的空間外形、結(jié)構及色彩等立體信息轉(zhuǎn)化為三維數(shù)字模型的過程。

       3.5
       實物檔案特征點 featurepointofphysicalrecords
       反映實物檔案空間外形、結(jié)構及色彩等特征信息發(fā)生顯著變化的臨界點。

4 總體要求
       4.1 應根據(jù)檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數(shù)字化資金情況等因素,統(tǒng)籌規(guī)劃、科學開展實物檔案數(shù)字化工作。實物檔案數(shù)字化工作的開展應遵循ISO/TR13028和 GB/T20530—2006提出的要求和建議。
       4.2 實物檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括:數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫建立、數(shù)字化采集、影像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗收與移交等。
       4.3 應采用有效的管理和技術手段,確保實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。實物檔案數(shù)字化應遵循檔案管理的客觀規(guī)律,真實反映實物檔案的有關信息,最大程度地展現(xiàn)檔案原貌。
       4.4 實物檔案數(shù)字化過程中,應保存數(shù)字化項目信息、技術環(huán)境、數(shù)字化各類技術參數(shù)等方面的元數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)元素的確定應符合ISO/TR13028提出的要求。
       4.5 應加強實物檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全管理,確保檔案實體和檔案信息的安全。
       4.6 加工涉密檔案時,應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。

5 組織與管理
       5.1 機構及人員
             5.1.1 應建立實物檔案數(shù)字化工作組織,對數(shù)字化工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實施、協(xié)調(diào)管理、安全保障、技術保障、監(jiān)督檢查、成果驗收等,確保數(shù)字化工作的順利開展。
             5.1.2 應配備具有相應能力的工作人員,包括熟悉檔案業(yè)務并具有較高調(diào)查研究水平和良好組織領導能力的管理人員,熟悉相關標準規(guī)范并能夠為實物檔案數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)提供技術支持的技術人員,掌握一定數(shù)字化基礎知識并熟悉本職工作的操作人員等。應通過科學規(guī)范的管理制度,對工作人員進行規(guī)范化管理。
             5.1.3 為強化數(shù)字化工作的安全性,應加強對外聘工作人員的審核與管理。
       5.2 基礎設施
             5.2.1 應配備專用加工場地并進行合理布局,形成檔案存放、數(shù)字化前處理、檔案著錄、數(shù)字化采集、影像處理、質(zhì)量檢查等工作區(qū)域。
             5.2.2 加工場地的選擇及溫濕度等環(huán)境的控制應有利于檔案實體的保護。場地內(nèi)應配備防火、防水、防有害生物、防盜報警、視頻監(jiān)控等設施設備。
             5.2.3 應合理規(guī)劃、配備和管理實物檔案數(shù)字化設施設備,確保設施設備滿足實物檔案數(shù)字化工作的需要。
       5.3 工作方案
             5.3.1 應在充分調(diào)研的基礎上,制定科學合理的工作方案,確保實物檔案數(shù)字化工作達到預期目標。
             5.3.2 實物檔案數(shù)字化工作方案應包括數(shù)字化對象、工作目標、工作內(nèi)容、成本核算、數(shù)字化技術方法和主要技術指標、驗收依據(jù)、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內(nèi)容。
             5.3.3 應對實物檔案數(shù)字化工作方案進行專家論證,確保其科學、規(guī)范、合理。
             5.3.4 實物檔案數(shù)字化工作方案應經(jīng)審批后嚴格執(zhí)行。工作方案審批結(jié)果應與數(shù)字化工作過程中形成的其他文件一并保存。
       5.4 管理制度
             5.4.1 應制定科學化、規(guī)范化的管理制度,并在工作過程中嚴格執(zhí)行,以有效保障檔案實體安全和實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。
             5.4.2 實物檔案數(shù)字化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、設備管理、數(shù)據(jù)管理、檔案實體管理等方面的制度。崗位管理制度主要規(guī)定數(shù)字化工作各崗位的工作目標和職責,形成明確的崗位業(yè)務流程規(guī)范、考核標準、獎懲辦法等;人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員信息審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規(guī)范;場地管理制度主要對人員出入和工作場地內(nèi)基礎設施、環(huán)境、網(wǎng)絡、監(jiān)控設施、現(xiàn)場物品、證件等的管理進行規(guī)范;設備管理制度主要對數(shù)字化工作各環(huán)節(jié)涉及的全部設備的管理進行規(guī)范;數(shù)據(jù)管理制度主要對數(shù)字化各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)的管理進行規(guī)范;檔案實體管理制度主要對檔案實體在數(shù)字化過程中的交接、管理、存放等工作進行規(guī)范。
       5.5 工作流程控制
             5.5.1 應制定相關的工作流程和各環(huán)節(jié)操作規(guī)范等,對實物檔案數(shù)字化全過程進行有效的控制,確保數(shù)字化成果質(zhì)量。實物檔案數(shù)字化流程示例參見附錄A。
             5.5.2 應加強對實物檔案數(shù)字化工作的全流程安全管理,及時對數(shù)字化加工過程各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進行備份。
             5.5.3 應建立完善的問題反饋機制,對實物檔案數(shù)字化工作過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行及時反饋和修正。
       5.6 工作文件管理
             5.6.1 應根據(jù)情況制定符合實際要求的實物檔案數(shù)字化工作文件,以此加強對數(shù)字化工作的管理。主要包括實物檔案數(shù)字化工作方案、實物檔案數(shù)字化審批書、實物檔案數(shù)字化流程單、數(shù)據(jù)驗收單、項目驗收報告、實物檔案數(shù)字化成果移交清單等,采取外包方式實施時,還應包括項目招標文件、投標文件、中標通知書、項目合同、保密協(xié)議等。部分工作文件示例參見附錄B。
             5.6.2 應加強對實物檔案數(shù)字化工作文件的管理,明確數(shù)字化工作過程中形成的工作文件的整理、歸檔、移交等管理要求。
       5.7 檔案數(shù)字化外包
             5.7.1 實物檔案數(shù)字化工作如需外包,相關工作應符合 DA/T68的相關要求。檔案部門應從企業(yè)性質(zhì)、股東組成、資金來源(構成)、安全保密、企業(yè)規(guī)模、注冊資金情況等方面嚴格審查數(shù)字化加工企業(yè)的相關資質(zhì);按照 GB/T20530—2006第5章的要求評估數(shù)字化加工企業(yè)的技術能力;從規(guī)章制度的建立健全情況等方面考查加工企業(yè)的管理能力?！秶颐孛茌d體印制資質(zhì)管理辦法》給出了審查數(shù)字化加工企業(yè)保密資質(zhì)的信息。
             5.7.2 在項目實施過程中,應從檔案部門、數(shù)字化服務機構、數(shù)字化場所、數(shù)字化加工設備、檔案實體、數(shù)字化成果移交與接收、設備處理等層面執(zhí)行嚴格的安全管理要求,進一步信息見《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》。
             5.7.3 檔案部門應指派專門人員參與實物檔案數(shù)字化外包業(yè)務的監(jiān)督、指導,完成質(zhì)量監(jiān)控、進度監(jiān)控、投資監(jiān)控、安全監(jiān)控和協(xié)調(diào)溝通等方面的工作。

6 檔案出庫
       6.1 檔案保管部門應按照實物檔案數(shù)字化工作方案確定的數(shù)字化對象開展檔案調(diào)取、清點、登記等前期準備工作,并提交檔案出庫申請,經(jīng)相關責任人批準后,嚴格按照檔案庫房管理規(guī)定為數(shù)字化對象辦理出庫相關手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點無誤后,對檔案進行交接出庫。
       6.2 實物檔案數(shù)字化過程中,應根據(jù)工作需求設置距離數(shù)字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放實物檔案,并對實物檔案的領取與歸還進行嚴格管理,認真做好檢查、清點、登記等工作,確保實物檔案的安全。

7 數(shù)字化前處理
       7.1 確定實物檔案數(shù)字化對象的特征點
       應對確定為數(shù)字化對象的實物檔案完整數(shù)字化,不應遺漏特征點,確有不需要采集的特征點應加以標注。
       7.2 檔案檢查
             7.2.1 對實物檔案進行外觀檢查,對損壞嚴重或有其他情況不利于數(shù)字化加工的,應進行適度的加固、清洗等技術處理。技術處理應根據(jù)實物檔案具體情況合理選擇,并符合有關檔案保護的規(guī)定。
             7.2.2 檢查實物檔案的質(zhì)量,對存在的問題進行記錄。
             7.2.3 記錄實物檔案編號、材質(zhì)、外形等信息。
       7.3 目錄數(shù)據(jù)準備
             7.3.1 按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對照實物檔案有關信息,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。
             7.3.2 對需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標記的情況,在有關登記表中進行登記。

8 目錄數(shù)據(jù)庫建立
       8.1 應制定目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則,包括數(shù)據(jù)字段長度、字段類型、字段內(nèi)容要求等。目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)規(guī)則的制定應符合 DA/T18對檔案著錄的要求,實物檔案目錄準備與目錄數(shù)據(jù)庫建立工作也應嚴格遵守DA/T18的相關規(guī)定。
       8.2 目錄數(shù)據(jù)庫選擇時,應考慮通用數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換問題,以便數(shù)據(jù)交換。
       8.3 數(shù)據(jù)庫結(jié)構的設計應特別注意保持檔案的內(nèi)在聯(lián)系,以便實物檔案數(shù)字化成果的管理和利用。
       8.4 將實物檔案數(shù)字化前處理工作中對實物檔案目錄進行修改、補充的結(jié)果錄入數(shù)據(jù)庫,形成準確、完整的目錄數(shù)據(jù)。實物檔案數(shù)字化目錄數(shù)據(jù)中應至少包括檔號、保管期限、年度、責任者、題名、材質(zhì)、形制、參見號,以及數(shù)字化項目信息、技術環(huán)境、數(shù)字化各類技術參數(shù)等信息。
       8.5 可采用計算機自動校對與人工校對相結(jié)合的方式,對目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量進行檢查,檢查內(nèi)容包括著錄項目的完整性、著錄內(nèi)容的規(guī)范性和準確性等。發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應及時進行修改。

9 數(shù)字化采集
       9.1 基本要求
             9.1.1 應根據(jù)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機網(wǎng)絡和存儲條件等選擇相應的信息采集設備,進行相關參數(shù)的設置和調(diào)整。參數(shù)的設置和調(diào)整應保證采集后數(shù)字影像清晰、完整、不失真,影像效果最接近檔案原貌。
             9.1.2 應特別注意對檔案實體的保護,采集過程中不應對檔案實體造成損毀。
             9.1.3 在采集前,應對相應的采集設備和場所進行清潔、檢查和調(diào)整,以確保實物檔案數(shù)字化成果質(zhì)量。
             9.1.4 應遵循相關設備的使用說明進行定期維護、保養(yǎng)。
       9.2 平面掃描
             9.2.1 適用于能以二維靜態(tài)圖像形式展示的實物檔案,如獎狀、證書、印模等。
             9.2.2 超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進行掃描,也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時,相鄰圖像之間應留有足夠的重疊,并且采用標板等方式明確說明分幅方法;若后期采用軟件自動拼接的方式,重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應原件尺寸的1/3。
             9.2.3 對于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,為方便直觀顯示原件大小,可采用標板、標尺等方式標識原件大小等信息。
             9.2.4 為最大限度保留實物檔案原件信息,便于多種方式的利用,宜全部采用彩色模式進行掃描。掃描色彩模式、掃描分辨率的選擇應符合 DA/T31提出的要求和建議。

表 B.1 實物檔案數(shù)字化審批書