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中華人民共和國國家檔案局2022-04-07發(fā)布2022-07-01實施
前 言
———本次為第一次修訂。
檔 號 編 制 規(guī) 則
2 規(guī)范性引用文件
本文件沒有規(guī)范性引用文件。
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本文件。
3.1
代碼 code
一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數(shù)字、字母、漢字及其他符號。
3.2
檔號 referencecode
以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼,用于反映、固定和識別檔案排列順序。
[來源:DA/T1—2000,定義5.12,有修改]
3.3
全宗號 fondsnumber
檔案所屬全宗的代碼。
3.4
類別號 seriesnumber
按照分類方案賦予全宗內各層級檔案類別的代碼。
3.5
檔案門類代碼 archivalcategorycode
檔案所屬門類的代碼。
注:檔案門類代碼是一級類別號,如文書檔案代碼、科技檔案代碼等。
3.6
項目號 projectnumber
產品、工程、課題、設備等不同類別項目檔案的代碼。
3.7
目錄號 cataloguenumber
全宗內案卷所屬目錄的代碼。
3.8
案卷號 filenumber
案卷排列的順序代碼。
注:按組或冊整理的檔案可用組號或冊號。
3.9
件號 itemnumber
歸檔的文件排列的順序代碼。
3.10
頁號 pagenumber
案卷內文件每頁排列的順序代碼。
4 檔號編制原則和要求
4.1 唯一性原則
檔案館(室)內檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。
4.2 一致性原則
檔號結構應與館(室)藏檔案的整理分類體系保持一致。
4.3 穩(wěn)定性原則
檔號一經確定,不應隨意改變。
4.4 擴充性原則
檔號應預留遞增容量,以便適應館(室)藏檔案擴充的需要。
4.5 簡單性原則
檔號力求簡短明了、減少代碼差錯,以提高處理效率。
4.6 適用性原則
檔號的編制宜適應不同的技術環(huán)境。
5 檔號的構成元素
檔號構成的元素包括:
a) 全宗號。
b) 類別號。
———一級類別號(檔案門類代碼);
———二級及三級類別號;
———項目號;
———目錄號;
———年度;
———保管期限代碼;
———機構/問題代碼。
c) 案卷號/組號/冊號。
d) 件號/頁號。
6 按卷整理檔案的檔號結構
6.1 結構
6.1.1 按卷整理的檔號結構應為:
6.1.2 按卷整理的檔號結構中,類別號的構成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼。其結構按相關規(guī)定或根據實際需要確定。
示例1:
示例2:
示例3:
6.1.3 結構說明
“×××”不代表各代碼所占的位數(shù)。6.1.1中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”(短橫線)相隔。6.1.2中的各元素均屬類別號,為同級代碼,同級代碼之間用間隔號“·”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置,上下居中。
6.2 元素的選用
6.2.1 全宗號、一級類別號(檔案門類代碼)、案卷號/組號/冊號為必選項,不應省略。
6.2.2 二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼、件號/頁號為可選項,可根據實際需要選擇使用。
7 按件整理檔案的檔號結構
7.1 結構
7.1.1 按件整理的檔號結構應為:
7.1.2 按件整理的檔號結構中,類別號的構成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機構/問題代碼。其結構按相關規(guī)定或根據實際需要確定。
示例1:
示例2:
示例3:
7.1.3 結構說明
“×××”不代表各代碼所占的位數(shù)。7.1.1結構中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”(短橫線)相隔。7.1.2中的各元素均屬類別號,為同級代碼,同級代碼之間用間隔號“·”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置,上下居中。
7.2 元素的選用
7.2.1 全宗號、一級類別號(檔案門類代碼)、年度、保管期限代碼、件號為必選項,不應省略。
7.2.2 二級及三級類別號、機構/問題代碼為可選項,可根據實際需要選擇使用。
8 檔號的編制方法
8.1 全宗號的編制方法
8.1.1 一般采用4位代碼標識全宗號。其中第1位用大寫漢語拼音字母標識全宗屬性,后3位用阿拉伯數(shù)字標識順序號。
8.1.2 在同一個檔案館(室)內,全宗屬性代碼不應重復。
8.1.3 在同一個全宗屬性內按排列次序流水編制全宗順序號。不應有重號。
示例1:某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗,標識為“X013”。
示例2:某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗,標識為“J004”。
示例3:某省檔案館藏第123號全宗,可標識為“R123”。
示例4:某省檔案館藏已撤銷的某地行署003號全宗,可標識為“D003”。
8.2 檔案門類代碼的編制方法
8.2.1 采用2位大寫漢語拼音字母標識檔案門類代碼。
示例:機關檔案門類代碼標識為:文書 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、會計“KU”、專業(yè)“ZY”、照片“ZP”、錄音“LY”、錄像“LX”、業(yè)務數(shù)據“SJ”、公務電子郵件“YJ”、網頁信息“WY”、社交媒體“MT”、實物檔案“SW”。
8.2.2 在同一個檔案館(室)內或一個全宗內,不應有重復的檔案門類代碼。
8.3 二級及三級類別號的編制方法
8.3.1 二級及三級類別號的設置應科學、簡潔。根據實際情況,可擴展至四級。
8.3.2 采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數(shù)字或二者的組合編制二級及三級類別號,不應有重號。
示例:行政許可檔案中登記注冊檔案中的注冊類檔案,標識為“XK·ZC·01”。
8.4 項目號的編制方法
采用項目、課題、設備儀器等的代號或型號標識項目號。
8.5 年度的編制方法
采用4位阿拉伯數(shù)字標識文件(檔案)的形成年度。
8.6 保管期限代碼的編制方法
采用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯數(shù)字的組合標識保管期限。以代碼“Y”標識永久;以代碼“D”+年限標識定期。
示例:保管期限為定期30年的標識為“D30”。
8.7 機構/問題代碼的編制方法
采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數(shù)字或漢字標識機構/問題。
示例1:采用漢字“辦公室”標識辦公室。
示例2:采用代碼“003”標識黨務類。
8.8 案卷號/組號/冊號的編制方法
8.8.1 采用阿拉伯數(shù)字標識案卷號/組號/冊號。檔案館(室)應按照實際數(shù)量確定案卷號/組號/冊號的位數(shù)。
8.8.2 應在案卷號/組號/冊號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制案卷號/組號/冊號,不應有重號。
8.9 件號的編制方法
8.9.1 采用阿拉伯數(shù)字標識件號。檔案館(室)應按照實際數(shù)量確定件號的位數(shù)。
8.9.2 應在件號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制件號,不應有重號。
8.10 頁號的編制方法
8.10.1 采用阿拉伯數(shù)字標識頁號。檔案館(室)應按照實際數(shù)量確定頁號的位數(shù)。
8.10.2 應從卷內首頁檔案開始按排列次序流水編制頁號,不應有重號?？瞻醉摬痪幹祈撎?。
8.11 檔號編制示例
為便于理解檔號的使用方法,方便操作,附錄 A 給出了檔號編制的具體示例。
A.2 按件整理的檔號編制示例
示例1:A439-WS·2015·D30·003-005
說明:A439為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書),2015為年度,D30為保管期限代碼,003為問題代碼(黨務),005為件號。
示例2:Z109-WS·2011·Y·辦公室-0001
說明:Z109為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書),2011為年度,Y 為保管期限代碼,辦公室為機構代碼,0001為件號。
示例3:Z008-WS·2019·Y-037
說明:Z008為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書),2019為年度,Y 為保管期限代碼,037為件號。
示例4:J019-LY·2019·Y-001
說明:J019為全宗號,LY 為檔案門類代碼(錄音檔案),2019為年度,Y 為保管期限代碼,001為件號。
示例5:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001
說明:C015為全宗號,WY 為檔案門類代碼(網頁),TZGG 為二級類別號(通知公告),2019為年度,D10為保管期限代碼,00001為件號。
示例6:B168-SW·2015·Y-001
說明:B168為全宗號,SW 為檔案門類代碼(實物),2015為年度,Y 為保管期限代碼,001為件號。
[1] GB/T9705—2008 文書檔案案卷格式
[2] GB/T11821—2002 照片檔案管理規(guī)范
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